作为公司的一员,出纳职位在公司中起到极其重要的作用,因为他们负责处理公司的资金流动。出纳员所操作的巨额现金使他们成为公司内部盗窃的容易目标。对于一些不诚实的出纳员来说,公司财务的滥用是一种机会,这会对公司造成巨大的损失。因此,公司必须制定必要的策略来防止出纳挪用公款,下面列出几个方面:
1. 训练出纳员要保持高度警惕,完善审计流程:公司应该为所有出纳员提供适当的培训和指导,以确保他们明白自己的职责、如何正确操作公司资金;同时,公司还应该制定严格的审计流程,以确保出纳员不会滥用公司资金。审计人员应随机检查公司现金流,以确保出纳员按照规定的程序操作。
2. 确定出纳员权限:公司应该设定出纳员的权限,以限制他们的行动。出纳员管理所有的公司资金,因此,公司必须有一个系统来确保控制权的分配。此外,只有出纳员应该有权访问公司的财务系统。
3. 引入技术控制:技术控制成为出纳员管理现金流的有效方式。目前,许多公司已经采用了计算机软件来管理现金。例如,软件可以跟踪出纳员的活动,检查任何不适当的行为,并生成警告和报告。
4. 建立处分制度:公司应该为任何不诚实的行为制定处分制度,以确保遵守规则。必要时,公司应该解除出纳员的职务,并向执法机构报告。
5. 辅导出纳员保持道德水平:公司应该帮助出纳员认识到挪用公司资金的后果,因为这不仅对公司造成损失,也对出纳员自己造成负面影响。为了减少这种行为的发生,公司应该提供员工培训和辅导,并确保他们了解公司的行为准则和价值观。
综上所诉,公司必须采取一系列措施来确保现金管理的安全。正确的培训和纪律,技术控制和道德教育都是有助于防止出纳员滥用公司资金的有效手段。